Suivre le parcours des données
Pour chaque usage IA, décrivez les informations transmises, leur origine et leur destination. Un outil peut faire intervenir plusieurs services : l'application, un fournisseur de modèle et un hébergeur. Identifiez chacun de ces intervenants.
Documenter les conditions d'utilisation
Rassemblez les informations disponibles sur l'hébergement, la conservation, les accès et les conditions de réutilisation des données. Si un point reste incertain, consignez-le et demandez des précisions au fournisseur avant d'y transmettre des informations sensibles.
Définir les règles internes
Précisez quelles données les équipes peuvent utiliser et dans quels outils. Désignez les personnes qui autorisent les accès et les nouveaux usages. Réexaminez ces règles lorsque les fournisseurs, les modèles ou les conditions contractuelles changent.
Garder une cartographie à jour
Une cartographie peut prendre la forme d'un tableau : usage, données, fournisseur, hébergement, durée de conservation et responsable interne. Elle aide le comité à comprendre les pratiques présentées dans votre dossier.